OFFICIER(E) D’ETAT CIVIL

Sous l’autorité de la Responsable Accueil, Affaires générales, Etat-Civil, l’Officier(e) d’Etat civil instruit, délivre et publie les actes d’état civil (mariage, adoption, décès, etc.) ; délivre les copies et extraits ; délivre et met à jour les livrets de famille ; assure la tenue administrative des registres. Assure l’accueil physique et téléphonique du public.

MISSIONS PRINCIPALES

• Accueil physique et téléphonique du public

– Accueillir et renseigner les personnes

 

• Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil

– Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (décès, naissances, etc.)

– Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)

– Contrôler l’authenticité des attestations fournies

– Etablir les différents actes d’état civil (reconnaissance parentale, mariage, décès, transcriptions de décès, naissances, PACS, changement de prénom, de nom, rectification matérielle des actes, etc.)

 

• Traitement des demandes d’actes :

– par internet via le site de la ville

– via COMEDEC (Communication Electronique des Données de l’Etat Civil)

 

• Préparation des dossiers de mariage

 – Auditionner les futurs époux avec l’élu,

–  Planning mensuel des mariages, commandes de fleurs,

 – Préparer et remettre aux mariés le livret de famille

–  Inscrire le mariage dans le registre

 

• Préparation des dossiers pour les baptêmes civils

– Instruire les demandes

 

• Tenue administrative des registres d’état civil

– Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits

– Etablir les duplicatas de livrets de famille à la suite d’une perte, d’un vol ou en cas de séparation

– Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés

– Procéder à la clôture des registres et éditer les tables annuelles

 

• Rédaction courriers divers

– Enregistrer et traiter le courrier provenant de particuliers, notaires, avocats, mairies, tribunaux judiciaires : demandes d’actes, traitement des avis de mention, enregistrement des naissances extérieures, livrets de famille à établir et à compléter, recherches généalogiques,

 

• Gestion des 3 cimetières de la ville

– Concessions : Achats, renouvellements des concessions, enregistrement dans le logiciel REQUIEM, mise à jour des listings d’achats, de renouvellements, d’inhumations et d’exhumations ; faire des relevés de concessions arrivées à échéance, rechercher les familles pour renouvellement ou abandon des concessions

 

MISSIONS SECONDAIRES

• Remplacement accueil général

– En l’absence de l’hôtesse d’accueil, l’agent(e) assurera les missions d’accueil général

• Etat civil

– Vente de tickets pour le transport à la demande